MENGELOLA KEUANGAN KELOMPOK

Administrasi Kelompok adalah seperangkat catatan atau dokumen yang menyangkut semua kegiatan yang dilakukan oleh kelompok tersebut. Perangkat administrasi kelompok yang baik dan benar diperlukan sebagai bahan informasi bagi kelompok maupun pihak lain yang berkaitan dengan kelompok itu, seperti : usaha, permodalan, jaringan kerjasama dan lain-lain. Sebuah organisasi Kelompok yang kuat dan maju sudah sepatutnya mempunyai administrasi kelompok yang baik dan benar untuk menunjang semua aktivitas yang dilakukan kelompok tersebut. Perangkat kelengkapan administrasi Kelompok yang semestinya dibuat, digunakan dan dimiliki Kelompok.

Salah satu kesalahan fatal yang sering dilakukan oleh kelompok akan memulai usaha adalah mengabaikan pembukuan keuangan. Biasanya para pengurus hanya fokus pada produk dan pemasaran saja tanpa memerhatikan cash flow keuangan yang masuk setiap harinya. Sebenarnya, fokus pada produk dan pemasaran adalah hal wajar bagi yang baru memulai usaha, karena masih dalam proses penetrasi pada target pasar. Proses penetrasi pasar ini biasanya berlangsung pada beberapa bulan pertama hingga produk Kelompok benar-benar dikenal oleh pelanggan dan meraup omset yang cukup tinggi.

Karena sudah berada di zona nyaman dengan omset yang cukup tinggi para pemilik usaha sering menyepelekan laporan pembukuan keuangan usaha yang semestinya dibuat sejak awal. Kenapa pembukuan keuangan usaha ini penting dan harus dibuat sejak awal? Karena ketika usaha mulai berkembang dan pembelian semakin banyak maka jumlah transaksi akan semakin besar. Omset usaha kelihatannya memang besar namun belum tentu dana cash-nya besar atau malah tidak ada margin sama sekali karena banyak piutang atau hal yang lainnya. Dan hal ini bisa diketahui secara akurat dengan membuat pembukuan keuangan kelompok. Bahkan dengan memiliki manajemen keuangan perusahaan yang baik Kelompok dapat meningkatkan profit usaha kelompok secara maksimal.

Selain untuk mengetahui kondisi keuangan usaha secara akurat, pembukuan keuangan juga dapat menghindarkan dari kecurangan dalam keuangan, membantu pengurus mengambil keputusan yang tepat dalam beberapa kebijakan kelompok dan juga mendapatkan investor jika suatu saat ingin mengembangkan usaha.

Kapan waktu yang tepat untuk membuat pembukuan keuangan kelompok? Sebaiknya pembukuan keuangan kelompok mulai dibuat ketika tahap awal opening atau perencanaan usaha. Pembukuan sederhana bisa dilakukan secara kontinu dengan mencatat harta, kewajiban, modal, penghasilan dan biaya, serta pendapatan yang digunakan sebagai dasar dalam menyusun neraca dan laporan laba rugi.

Manfaat Mencatat & Membuat Laporan Keuangan :

1. Mengetahui kondisi keuangan
2. Membuat target bisnis & mengevaluasinya
3. Memastikan pemenuhan kewajiban & hak (utang/piutang)
4. Memperoleh kepercayaan dari pemodal/kreditur

Beberapa laporan keuangan adalah sebagai berikut :
1. Arus Kas : Menunjukkan keluar/masuk arus uang dalam bisnis
2. Neraca : Menggambarkan nilai aset, kewajiban dan modal
3. Laba/Rugi : Menyajikan kinerja perusahaan dalam setahun
4. Perubahan Modal : Menggambarkan nilai perubahan (naik atau turunnya) modal perusahaan

1. Buat Buku Catatan Kas

Ketika awal menjalankan usaha, buatlah buku terpisah yang khusus untuk mencatat pengeluaran. Semua pengeluaran atau belanja dalam usaha mulai dari pembelian bahan baku, operasional hingga gaji karyawan harus kontinu Kelompok catat secara jelas. Dengan mencatat semua pengeluaran usaha, Kelompok akan mengetahui berapa jumlah modal usaha yang telah Kelompok keluarkan. Setelah mengetahui berapa modal yang telah dikeluarkan Kelompok akan lebih mudah untuk menetapkan target dan rencana kapan modal usaha tersebut harus kembali.

2. Buat Buku Catatan Pemasukan


Setelah memiliki buku kas pengeluaran selanjutnya yang perlu dipersiapkan juga adalah buku kas pemasukan. Buku kas pemasukan ini nantinya akan Kelompok gunakan untuk mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan pemasukan perusahaan. Misalnya jumlah penjualan produk yang berhasil didapatkan perhari maupun piutang yang telah dibayarkan. Pencatatan transaksi pemasukan ini juga harus kontinu dilakukan setiap hari untuk mempermudah Kelompok dalam melakukan pembuatan pembukuan bulanan perusahaan. Dengan memiliki buku kas pengeluaran dan pemasukan yang tertib dicatat setiap hari Kelompok akan mengetahui berapa jumlah keuntungan yang diperoleh dalam satu hari.

3. Buat Buku Kas Utama

Dalam pembukuan keuangan perusahaan membuat buku kas utama adalah salah satu hal yang sangat penting. Buku kas utama ini nantinya akan Kelompok gunakan untuk menggabungkan transaksi antara buku kas pemasukan dengan buku kas pengeluaran. Dengan menggabungkan transaksi dari dua buku kas tersebut Kelompok akan mengetahui secara detail dan jelas berapa keuntungan maupun kerugian perusahaan.

Kelompok juga bisa menentukan berapa besarnya anggaran perusahaan untuk uang masuk dan uang keluar. Estimasi arus kas ini juga sangat penting untuk membuat perencanaan dan strategi perusahaan apabila dikemudian hari ada biaya tak terduga yang harus dikeluarkan. Misalnya terjadi estimasi kekurangan uang kas perusahaan Kelompok bisa segera menaikkan target atau mengurangi biaya pengeluaran. Agar hasilnya maksimal pencatatan arus kas utama harus dilakukan secara kontinu, seksama dan juga teliti.

4. Buku Stok Barang

Dalam pembukuan keuangan perusahaan, transaksi yang Kelompok catat bukan hanya berhubungan dengan uang namun juga barang. Kelompok juga perlu mencatat secara kontinu jumlah barang yang masuk dan keluar setiap hari. Semakin tinggi tingkat penjualan maka intensitas jumlah barang yang keluar dan masuk juga akan semakin tinggi.

Dengan memiliki buku stok barang, Kelompok bisa memonitor dan mengawasi persediaan barang yang ada dalam perusahaan. Apalagi jika kedepannya Kelompok ingin menargetkan memiliki beberapa cabang di beberapa kota, dengan membuat buku stok barang akan sangat membantu Kelompok menyusun manajemen gudang dengan lebih baik dan optimal. Selain itu, buku stok barang juga bisa membantu Kelompok untuk menghindari adanya kecurangan yang dapat dilakukan oleh supplier maupun pegawai perusahaan.


5. Buku Inventaris Barang


Selanjutnya, Kelompok juga perlu membuat buku inventaris barang yang digunakan untuk mencatat semua barang-barang perusahaan yang telah dibeli dan diurus. Semua jenis barang yang dimiliki perusahaan baik dibeli melalui anggaran belanja maupun hibah atau sumbangan harus masuk dalam catatan buku inventaris barang. Memiliki catatan inventaris barang akan menjaga setiap aset perusahaan agar tetap terkendali. Selain menjaga aset perusahaan, buku inventaris barang juga memiliki fungsi sebagai berikut:

• Mempermudah dalam pengawasan.
• Mencegah agar barang tidak mudah hilang.
• Mempermudah untuk melakukan pengecekan barang.
• Mempermudah kegiatan mutasi atau penghapusan barang.
• Memiliki bukti tertulis terhadap pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan.

6. Buku Laba Rugi

Buku terakhir yang perlu kelompok siapkan untuk membuat pembukuan keuangan secara sederhana adalah buku laba rugi. Buku laba rugi digunakan untuk mencatat pendapatan dan beban perusahaan selama periode tertentu. Dengan melakukan pencatatan tersebut Kelompok bisa mengetahui apakah perusahaan sedang dalam kondisi memiliki profit (laba) atau justru rugi. Pada perusahaan dengan skala besar, laporan laba rugi juga berfungsi untuk menentukan nilai investasi dan juga memprediksi jumlah arus kas di masa yang akan datang. Jika Kelompok baru saja menjalankan usaha buatlah buku laba rugi yang rapi namun tetap mudah untuk dipahami. Karena jika terlalu berantakan justru akan menyusahkan Kelompok dikemudian hari untuk membaca dan menganalisanya.

Bukan hanya untuk mengetahui laba ataupun rugi perusahaan, laporan laba rugi juga memiliki beberapa fungsi sebagai berikut untuk perusahaan Kelompok, yaitu:
Untuk mengetahui perolehan laba atau rugi dalam suatu periode.
Memberikan informasi berapa jumlah pajak yang harus dibayarkan oleh perusahaan.
Untuk mengetahui apakah strategi dan langkah yang sudah dilakukan perusahaan efektif atau tidak dari besaran beban atau biaya perusahaan.
Sebagai referensi dalam mengevaluasi langkah dan strategi yang harus dilakukan perusahaan dalam periode selanjutnya.

Setelah membaca tahapan demi tahapan cara membuat pembukuan sederhana apakah Kelompok masih merasa ini terlalu rumit? Jika Kelompok adalah pengusaha yang tidak memiliki background akuntansi atau sama sekali tidak pernah mengerjakan pembukuan keuangan sendiri Kelompok tidak perlu mengejar kesempurnaan. Demi kesuksesan bisnis Kelompok kedepan pembukuan keuangan perusahaan harus tetap Kelompok buat meski sederhana yang terpenting harus bisa Kelompok pahami.

Share this post