PEMBUKUAN DAN ADMINISTRASI KELOMPOK

 

Administrasi merupakan segenap rangkaian usaha bersama yang dilaksanakan sekelompok  orang  dalam  wadah  organisasi  untuk  mencapai  suatu  tujuan”  Dari uraian tersebut, secara garis besar administrasi meliputi: adanya usaha bersama, adanya kelompok orang, adanya aktivitas, dan adanya tujuan.

Sehingga  dapat   disimpulkan  bahwa  manajemen  adalah  proses   aktivitas daripada administrasi dan karena pimpinan dari organisasi adalah sekaligus merupakan pimpinan manajemen, maka dia juga yang mempunyai wewenang menggerakkan kemudi administrasinya.

Buku administrasi merupakan hal yang sangat penting pada suatu Kelompok. Melalui pembukuan administrasi yang bagus maka akan menunjang jalannya organisasi Kelompok, mendorong kelompok menjadi transparan dan jelas. Maksud dari transparan adalah semua pihak yang terkait dengan kelompok baik itu dinas maupun anggota beserta masyarakat pada umumnya dapat melihat kondisi nyata kelompok dalam perkembangannya mulai berdiri hingga sekarang.  Jelas dimaksudkan bahwa kelompok benar-benar memiliki tujuan dan perencanaan sehingga jelas arah yang akan dituju yaitu mensejahterakan anggota.

Pembukuan kelompok adalah suatu rangkaian kegiatan untuk mencatat semua perubahan atau transaksi yang telah dikalukan baik menyangkut uang ataupun barang berdasarkan ketentuan yang telah ditetapkan guna menunjang kelancaran usaha kelompok. Dengan adanya pembukuan usaha akan dapat diketahui keadaan keuangan yang dimiliki oleh kelompok, diketahuinya analisis untung rugi usaha kelompok   secara   tertib   dan   teratur   dan   dapat   dijadikan   bahan  membuat perencanaan dalam hal pendanaan kegiatan yang akan direncanakan disesuaikan dengan kemampuan pembiayaan, sekaligus menjaga rasa saling percaya diantara para anggota dan pengurus kelompok. 

Membukukan semua jenis perubahan atau transaksi dalam suatu usaha adalah merupakan suatu keharusan. Sehingga perkembangan usaha seluruh pemasukan dan pengeluaran dijumlah, lalu diperoleh saldo kas akhir.   Saldo kas akhir setiap lembar atau bulan yang lalu akan menjadi saldo kas awal lembar atau bulan berikutnya. Setiap  penutupan  buku  kas  harian  harus  diberi  tanggal dan ditandatangani bendahara dan ketua kelompok. 

Sebuah organisasi Kelompok yang kuat dan maju sudah sepatutnya mempunyai administrasi kelompok yang baik dan benar untuk menunjang semua aktivitas yang  dilakukan kelompok tersebut.  Perangkat  kelengkapan administrasi Kelompok yang semestinya dibuat, digunakan dan dimiliki Kelompok. 

Perangkat  Administrasi  yang  baik  dan  benar  diperlukan  sebagai  bahan informasi  bagi  kelompok  maupun  pihak  lain  yang  berkaitan  dengan  kelompok. Selain aturan kelompok (AD-ART), setiap kelompok harus mempunyai Buku-Buku Administrasi kelompok yang dicatat secara tertib oleh Pengurus Kelompok ataupun anggota yang ditugasi untuk itu. Kelengkapan Administrasi merupakan indikator aktivitas Kelompok dan merupakan bagian dari bentuk pengawasan. 

Administrasi Kelompok adalah seperangkat catatan atau dokumen yang menyangkut semua kegiatan  yang  dilakukan oleh kelompok  tersebut.  Perangkat administrasi kelompok yang baik dan benar diperlukan sebagai bahan informasi bagi kelompok maupun pihak lain yang berkaitan dengan kelompok itu, seperti: usaha, permodalan, jaringan kerjasama dan lain-lain. Perangkat administrasi itu dibedakan menjadi dua bagian pokok, yaitu administrasi kegiatan dan administrasi keuangan. Berikut   merupakan contoh buku dan administrasi kelompok.

 

NO	REKAP BUKU DAN ADMINISTRASI KELOMPOK	KETERANGAN
1	2	3
ADMINISTRASI KEGIATAN
1	BUKU SUSUNAN PENGURUS	FORM TERLAMPIR
2	BUKU DAFTAR ANGGOTA	FORM TERLAMPIR
3	BUKU RENCANA KEGIATAN	FORM TERLAMPIR
4	BUKU KEGIATAN	FORM TERLAMPIR
5	BUKU TAMU	FORM TERLAMPIR
6	BUKU NOTULENSI RAPAT	FORM TERLAMPIR
7	BUKU DAFTAR HADIR	FORM TERLAMPIR
8	BUKU IDENTITAS ANGGOTA	FORM TERLAMPIR
9	BUKU KEPEMILIKAN SARANA DAN PRASARANA	FORM TERLAMPIR
10	BUKU AGENDA SURAT (SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR)	FORM TERLAMPIR
11	BUKU KONSULTASI	FORM TERLAMPIR
12	BUKU PRODUKTIVITAS DAN HASIL PRODUKSI	FORM TERLAMPIR
13	BUKU LUAS PEMILIKAN LAHAN DAN TERNAK	FORM TERLAMPIR
14	BUKU PEMILIKAN POHON	FORM TERLAMPIR

ADMINISTRASI KEUANGAN
1	BUKU KAS	FORM TERLAMPIR
2	BUKU IURAN ANGGOTA KELOMPOK	FORM TERLAMPIR
3	BUKU INVENTARIS	FORM TERLAMPIR
4	BUKU PENJUALAN	FORM TERLAMPIR
5	BUKU PEMBELIAN	FORM TERLAMPIR

 1.  Administrasi Kegiatan

Administrasi Kegiatan adalah segala catatan yang dilakukan oleh kelompok berkaitan dengan kegiatan kelompok diluar urusan keuangan. Beberapa contoh perangkat administrasi kegiatan yang diperlukan kelompok antara lain:

a.  Buku Pengurus (Buku Susunan Pengurus) Kelompok

Buku pengurus/buku susunan kepengurusan Kelompok adalah dokumen tertulis yang berisi tentang biodata setiap petani yang menjadi pengurus kelompok. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama pengurus di setiap periode kepengurusan yang disepakati. 

b.  Buku Induk Anggota (Buku Daftar Anggota) Kelompok

Buku  induk  anggota  adalah  dokumen  tertulis  yang  berisi  tentang  biodata setiap petani yang menjadi anggota kelompok. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama anggota, jumlah dan perkembangan anggotanya serta hal-hal lain yang berhubungan dengan data anggota kelompok. Nomor anggota diberikan kepada setiap anggota sesuai dengan urutan pada saat petani menyatakan diri menjadi anggota kelompok. 

c.  Buku Rencana Kegiatan Kelompok

Buku Rencana Kegiatan kelompok adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang rencana kegiatan yang akan dilaksanakan oleh kelompok, misalnya jenis   kegiatan,   lokasi,   volume,   frekuensi,   biaya   dan   jadwal   kegiatan. Dokumen-dokumen tersebut bermanfaat bagi kelompok untuk merencanakan kegiatan yang telah disepakati bersama-sama sehingga memudahkan dalam pengaturan aktivitas yang akan dilakukan. 

d.  Buku Kegiatan Kelompok

Buku kegiatan kelompok adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala  kegiatan   yang   dilaksanakan  oleh  kelompok,   misalnya  rencana kegiatan kelompok, catatan pelaksanaan kegiatan, hasil monitoring dan evaluasi kegiatan kelompok, dan sebagainya.  Dokumen-dokumen tersebut bermanfaat  bagi  kelompok  untuk  mengingat  kembali  pengalaman- pengalaman yang dimiliki.

e.  Buku Tamu

Buku tamu adalah dokumen tertulis yang berisi catatan tentang pihak-pihak luar yang pernah berkunjung ke dalam kelompok. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui seberapa jauh perhatian maupun bimbingan yang pernah diberikan oleh pihak luar terhadap kelompok yang bersangkutan. Buku tamu diisi setiap kali ada pihak luar kelompok yang dating untuk suatu keperluan. Didalamnya selain berisikan waktu dan nama serta instansi, juga memuat maksud/  tujuan  dan  kesan/  saran.  Maksud/  tujuan  adalah  untuk  apa seseorang tersebut datang kepada kelompok, ini bermanfaat untuk melihat seberapa  jauh  kelompok  memperoleh  pembinaan  dari  pihak  luar  yang relevan. Sedangkan kesan/ saran adalah apa yang menurut seseorang tersebut menarik perhatian dalam kelompok yang dikunjungi, kesan-kesan ini bisa positif dan bisa juga negatif. Kolom saran juga baik kalau diisi tentang usulan-usulan perbaikan dari orang yang berkunjung terhadap kelompok, karena usulan yang bersifat konkrit dan jelas, penting bagi kelompok untuk ditindak lanjuti sebagai bahan pembahasan dalam pertemuan pengurus/ anggota.

 

f.   Buku Notulen Rapat

Buku notulen rapat adalah berisi catatan tentang hal-hal yang telah dibahas dalam setiap pertemuan kelompok, baik pertemuan pengurus maupun pertemuan anggota. Catatan pertemuan ini penting untuk mengetahui segala persoalan ataupun hal-hal lain  yang  pernah  dibicarakan.  Catatan ini  juga bermanfaat bagi kelompok untuk melihat pengalaman-pengalamannya yang lalu baik berupa keberhasilan maupun kelemahan serta persoalan-persoalan yang dihadapi kelompok dan cara mengatasinya. Bagi pihak luar, catatan ini juga  bermanfaat  untuk  mengetahui  persoalan  yang pernah dibicarakan  di dalam kelompok sehingga dapat membantu pihak luar dalam memberikan bimbingan selanjutnya. Hasil pertemuan dicatat secara garis besar ataupun kesimpulan yang menurut anggota dianggap penting, tidak perlu semua kalimat/ perkataan yang disampaikan semua peserta dicatat sebagai hasil pertemuan.

 

g.  Buku Daftar Hadir

Buku daftar hadir adalah dokumen tertulis yang berisi kehadiran setiap petani yang menjadi anggota kelompok dalam setiap kali kelompok mengadakan kegiatan. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama anggota yang menghadiri berbagai kegiatan kelompok.

h.   Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar

Buku agenda surat masuk dan surat keluar  adalah dokumen tertulis yang berisi catatan tentang surat-surat yang dibuat kelompok untuk para anggota maupun pihak luar serta surat-surat yang diterima kelompok dari pihak-pihak luar yang pernah dikirim ke kelompok. 

 

i.   Buku Produktivitas dan Hasil Produksi

Buku produktivitas dan hasil produksi adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala hasil tingkat produktivitas panenan dan produksi usahatani seluruh komoditi yang diusahakan para petani yang dilaksanakan di wilayah kelompok  tersebut,  misalnya  produktivitas  dan  produksi  usahatani  padi sawah, palawija, hortikultura maupun komoditi peternakan. Dokumen- dokumen tersebut bermanfaat bagi kelompok untuk mengingat kembali pengalaman-pengalaman tentang grafik fluktuasi tingkat produktivitas dan produksi berbagai komoditi dari musim ke musim. Selain itu, dengan adanya pembukuan maka semua transaksi dan perubahan yang terjadi akan dapat dikontrol dan dilakukan secara tertib dan teratur. 

j.  Buku Pemilikan Lahan dan Ternak

Buku pemilikan lahan dan ternak adalah dokumen tertulis yang berisi tentang luas pemilikan lahan dan jumlah pemilikan ternak yang dipergunakan untuk mendata informasi perkembangan aktivitas anggota. Buku ini berguna untuk mengetahui luasan areal pemilikan lahan dan jumlah ternak yang dimiliki oleh anggota kelompok. 

k.  Buku Kepemilikan Sarana/Prasarana Anggota

Buku kepemilikan sarana/prasarana anggota adalah dokumen tertulis yang berisi tentang jenis-jenis sarana dan prasarana pertanian seperti alat-alat dan mesin pertanian yang dimiliki anggota kelompok. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama anggota yang memiliki alat-alat dan mesin pertanian sehingga dapat direkapitulasi jumlah saana dan prasarana pertanian di kelompok tersebut. 

 

l.   Buku Konsultasi

Buku konsultasi adalah dokumen tertulis yang berisi tentang catatan hasil konsultasi yang berisi tentang masalah dan pemecahan masalah dalam kelompok  tani.  Dalam  setiap  kunjungan  atau  ada  instansi  terkait   yang datang, buku ini selalu disiapkan untuk mencatat segala masalah dan melampirkan  jawaban.  Biasanya  pertanyaan  konsultasi  ini  seputar  dalam kelompok dan tanaman. Buku ini bermanfaat untuk catatan berupa solusi mengatasi permasalahan Kelompok dan tanaman sehingga apabila permasalahan serupa muncul kembali, penangannya sudah bisa ditangani secara langsung. 

m.   Buku identitas anggota

Buku  Identitas  anggota  adalah  dokumen  hardcopy  (foto  copy/scan)  yang berisi Kartu Identitas Penduduk (KTP) yang dikumpulkan dan diarsibkan menjadi satu kesatuan untuk seluruh anggota Kelompok dalam satu buku besar. Buku ini bermanfaat untuk kepentingan administrasi anggota kelompok dan dipergunakan sesuai dengan permintaan kebutuhan administrasi, sehingga segala kebutuhan administrasi anggota kelompok dapat terpenuhi dengan cepat, maksimal, efektif dan efisien.

 

 2.  Administrasi Keuangan

 

Administrasi Keuangan adalah segala catatan yang dilakukan oleh kelompok berkaitan dengan keuangan kelompok, selain buku-buku administrasi kegiatan kelompok. Beberapa perangkat administrasi keuangan yang diperlukan kelompok antara lain:

a.  Buku Kas

Buku kas adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala kegiatan yang dilaksanakan oleh kelompok yang menyangkut keluar masuknya keuangan kelompok. Biasanya format buku berisikan tentang tanggal dan bulan pelaksanaan, nomor  bukti kas, uraian  penerimaan  maupun pengeluaran uang dan saldo kas.

b.  Buku Iuran Anggota

Buku   iuran   anggota   adalah   dokumen   tertulis   yang   mencatat   tentang masuknya  iuran  dalam  bentuk  uang  tunai  maupun  natura  kedalam  kaskelompok. Besar kecilnya iuran ditentukan berdasarkan keputusan musyawarah anggota kelompok. Iuran anggota adalah penting artinya bagi kelangsungan organisasi Kelompok Tani karena dapat digunakan untuk membiayai semua kegiatan kelompok.

c.  Buku Inventaris

Buku inventaris adalah dokumen tertulis yang berisi tentang jenis barang, sarana dan prasarana pertanian seperti alat-alat dan mesin pertanian yang dimiliki kelompok baik yang berasal dari pembelian yang dilakukan oleh Kelompok Tani maupun dari bantuan pemerintah. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui alat-alat dan mesin pertanian yang dimiliki oleh Kelompok Tani.

 

d.  Buku Penjualan

Buku penjualan  adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala kegiatan penjualan hasil produksi usahatani yang dihasilkan Kelompok Tani yang dilaksanakan oleh anggota kelompok. Buku penjualan akan bermanfaat untuk mengetahui perkembangan penjualan hasil produksi usahatani, termasuk perkembangan harga jual tiap-tiap komoditi usahatani yang dijual.

 

e.   Buku Pembelian

Buku pembelian  adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala kegiatan pengeluaran uang yang dipergunakan untuk membeli barang kebutuhan kelompok.

 

3.  Perangkat Kelengkapan Administrasi Lainnya

Selain buku-buku dan dokumen penting lain yang harus dimiliki Kelompok Tani, Kelompok Tani yang kuat dan sudah maju diharapkan juga memiliki perangkat kelengkapan administrasi lainnya, yakni berupa :

a. Sekretariat Kelompok Tani

b. Papan Nama (Plank) Kelompok Tani c. Stempel Kelompok Tani

d. Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar

e. Arsip Dokumen Berita Acara Pembentukan Kelompok Tani

f.  Arsip Dokumen Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Kelompok

   Tani

g. Arsip Dokumen Berita Acara Benih Kelompok

h. Rencana Usaha Anggota (RUA)

i.  Arsip Dokumen Biodata Anggota Kelompok Tani

j.  Dokumen berupa papan data (Monografi)  Kelompok Tani k. Peta Wilayah Kelompok Tani

 

Share this post